Local commercial divisé en deux : comment répartir les charges et préparer une vente séparée ?

Partager un grand local commercial pour accueillir deux locataires peut sembler relativement simple : une cloison, deux entrées, deux baux et deux activités. Mais, pour la copropriété, le local peut continuer à ne former qu’un seul lot. Le propriétaire doit alors répartir lui-même les charges et la taxe foncière entre ses locataires. Et s’il souhaite un jour vendre séparément les deux commerces, une véritable division juridique devra être organisée.

Deux commerces dans les lieux, mais un seul lot sur le papier

Au départ, l’opération paraissait simple.

Le propriétaire disposait d’un local commercial suffisamment grand pour être partagé. Il l’a séparé en deux espaces de surfaces inégales, puis a conclu un bail avec chacun des commerçants.

Chaque locataire possède désormais son entrée, son activité et son loyer. Pourtant, le propriétaire continue à recevoir du syndic un seul appel de charges et de l’administration fiscale un seul avis de taxe foncière.

La raison est simple : la division matérielle du local n’a pas automatiquement créé deux lots de copropriété.

Tant qu’aucun acte modificatif de l’état descriptif de division n’a été établi et publié, la copropriété continue à connaître le lot d’origine. Une subdivision juridique suppose, au contraire, que chacune des nouvelles fractions reçoive un numéro de lot distinct.

Cette situation n’empêche pas nécessairement de louer séparément les deux parties du local. Il faut toutefois vérifier le règlement de copropriété, la destination de l’immeuble et la nature des travaux réalisés. Le copropriétaire conserve en principe la libre jouissance de ses parties privatives, sous réserve de ne pas porter atteinte aux droits des autres copropriétaires ni à la destination de l’immeuble. Le règlement de copropriété peut également contenir une interdiction ou une restriction concernant la subdivision des lots.

Qui doit payer les charges de copropriété ?

À l’égard du syndicat des copropriétaires, la situation ne change pas : le propriétaire reste redevable des charges correspondant au lot initial.

Le syndic n’a pas à établir deux décomptes selon l’occupation intérieure du local. Il appelle les charges sur la base des tantièmes figurant dans le règlement de copropriété.

Le propriétaire peut ensuite récupérer auprès de ses locataires certaines charges, à condition que leur imputation soit autorisée et suffisamment précisée dans les baux commerciaux.

Depuis le régime issu de la loi dite « Pinel », applicable aux baux conclus ou renouvelés à compter du 1er septembre 2014, chaque bail doit comporter un inventaire précis et limitatif des charges, impôts, taxes et redevances supportés respectivement par le bailleur et par le locataire.

Une formule très générale indiquant que le locataire supportera « toutes les charges » est donc à éviter. Le bail doit permettre de comprendre :

• quelles dépenses sont récupérables ;

• selon quelle clé elles sont réparties ;

• quelles surfaces sont prises en compte ;

• comment la régularisation annuelle sera effectuée.

La surface exploitée constitue le point de départ

Lorsqu’un ensemble immobilier comprend plusieurs locataires, le Code de commerce prévoit que le bail précise la répartition des charges et du coût des travaux entre eux.

Cette répartition doit être fonction de la surface exploitée par chacun.

Prenons l’exemple d’un local initial de 150 m² partagé ainsi :

• premier commerce : 90 m² ;

• second commerce : 60 m².

Une répartition purement proportionnelle aux surfaces conduirait à faire supporter :

• 60 % des charges au premier locataire ;

• 40 % au second locataire.

Cette méthode est généralement la plus simple et la plus lisible.

Elle doit néanmoins reposer sur des surfaces déterminées de façon sérieuse. Il convient notamment de préciser si le calcul prend en compte les réserves, les sanitaires, les locaux techniques ou les éventuelles parties utilisées en commun.

Le prorata des surfaces peut-il être corrigé ?

Oui. La loi permet une pondération conventionnelle de la répartition entre les locataires, à condition que cette pondération soit portée à leur connaissance.

Une correction peut, par exemple, être envisagée lorsque :

• l’un des locaux possède une réserve importante, tandis que l’autre est presque entièrement consacré à la vente ;

• un seul locataire utilise un équipement particulier ;

• l’un dispose d’un accès indépendant ou d’une vitrine sensiblement plus importante ;

• certaines dépenses profitent exclusivement à l’un des commerces ;

• les deux locaux utilisent différemment des espaces ou équipements communs.

La pondération ne doit cependant pas servir à transférer arbitrairement une dépense d’un locataire vers l’autre.

Le Code de commerce interdit notamment de faire supporter à un locataire les charges, impôts, taxes ou travaux concernant un autre locataire ou un local vacant.

La méthode la plus prudente consiste donc à distinguer trois catégories de dépenses.

Les consommations d’eau ou d’électricité devraient, lorsque cela est techniquement possible, être individualisées par des compteurs ou sous-compteurs. Cela évite qu’un commerce peu consommateur finance indirectement l’activité plus intensive de son voisin.

Toutes les charges de copropriété ne sont pas récupérables

Le fait qu’une dépense apparaisse dans le décompte du syndic ne signifie pas automatiquement qu’elle peut être refacturée aux locataires.

Le Code de commerce exclut notamment de l’imputation au locataire :

• les grosses réparations relevant de l’article 606 du Code civil ;

• les honoraires liés à ces grosses réparations ;

• certains travaux de vétusté ou de mise en conformité lorsqu’ils relèvent de ces grosses réparations ;

• les honoraires du bailleur liés à la gestion des loyers ;

• les dépenses imputables à d’autres locataires ou à des locaux vacants.

Le bailleur doit donc examiner le relevé de copropriété ligne par ligne avant de procéder à la régularisation.

Il ne suffit pas d’appliquer automatiquement 60 % et 40 % à l’intégralité de l’appel de charges adressé par le syndic. Il faut d’abord déterminer quelles sommes peuvent légalement et contractuellement être récupérées.

Comment répartir la taxe foncière ?

La taxe foncière peut être mise à la charge d’un locataire commercial lorsque le bail le prévoit.

Le Code de commerce autorise en effet l’imputation au locataire de la taxe foncière et de ses taxes additionnelles, alors que la plupart des autres impôts dont le propriétaire est légalement redevable ne peuvent pas lui être transférés.

Lorsque le propriétaire reçoit une seule taxe foncière pour le local d’origine, il peut donc la répartir entre ses deux locataires selon la clé prévue dans les baux.

Dans notre exemple de 150 m², une répartition de 60 % et 40 % peut être retenue si elle correspond aux surfaces exploitées.

Le calcul doit toutefois respecter deux conditions essentielles :

1. chaque bail doit prévoir expressément que la taxe foncière est supportée par le locataire ;

2. le montant réclamé doit correspondre strictement au local occupé et, le cas échéant, à sa quote-part des espaces communs nécessaires à son exploitation.

La taxe correspondant à un local vacant ou à une partie occupée par l’autre commerçant ne peut pas être reportée sur un seul locataire.

Faut-il utiliser la même clé pour toutes les dépenses ?

Pas nécessairement.

Une même clé générale peut être prévue pour les dépenses réellement communes, mais certaines charges peuvent nécessiter une répartition particulière.

Ainsi :

• la taxe foncière peut être répartie selon les surfaces exploitées ;

• l’eau peut être facturée selon les relevés de sous-compteurs ;

• une intervention concernant uniquement la vitrine d’un commerce peut être imputée au seul locataire concerné, si elle est récupérable ;

• une dépense concernant une partie commune aux deux commerces peut être répartie selon la clé générale.

L’objectif n’est pas de multiplier inutilement les calculs, mais d’éviter qu’une clé unique produise un résultat manifestement injustifié.

La règle choisie doit rester objective, explicable et vérifiable.

Que faire si les baux sont déjà signés ?

Il faut relire attentivement chacun des deux baux.

Trois situations peuvent se présenter :

Les baux prévoient une clé précise

Le bailleur applique la clé contractuelle, sous réserve qu’elle respecte les règles impératives du Code de commerce.

Les baux prévoient les charges récupérables, mais pas leur répartition

Il est préférable de formaliser la clé de répartition par un avenant accepté par chaque locataire.

Les baux sont silencieux ou très imprécis

Le bailleur ne doit pas créer après coup une méthode entièrement nouvelle sans vérifier les stipulations contractuelles. Un avenant permettra de fixer clairement les surfaces retenues, les dépenses concernées et la méthode de régularisation.

Le bailleur doit également adresser un état récapitulatif annuel. Dans un immeuble en copropriété, cette régularisation doit être communiquée dans les trois mois suivant la reddition annuelle des charges de copropriété. Le locataire peut demander les documents justifiant les sommes qui lui sont imputées.

Et si le propriétaire souhaite vendre les deux locaux séparément ?

C’est ici que la distinction entre division matérielle et division juridique devient décisive.

Une cloison, deux portes et deux baux ne suffisent pas à permettre deux ventes séparées.

Pour vendre indépendamment chaque commerce, il faut créer deux véritables lots de copropriété. Toute modification des lots doit être constatée par un acte modificatif de l’état descriptif de division. En cas de subdivision, chacune des nouvelles fractions reçoit un nouveau numéro et devient un lot distinct.

L’opération suppose généralement l’intervention coordonnée d’un géomètre-expert et d’un notaire.

Première étape : vérifier le règlement de copropriété

Avant d’engager les frais, il faut vérifier si le règlement de copropriété :

• autorise librement la division des lots ;

• exige une autorisation de l’assemblée générale ;

• limite le nombre ou la nature des locaux commerciaux ;

• impose des conditions particulières concernant les accès, les nuisances ou les activités exercées ;

• contient une clause justifiée par la destination de l’immeuble limitant les subdivisions.

La jurisprudence admet qu’un copropriétaire puisse subdiviser son lot sans autorisation particulière lorsque le règlement ne l’interdit pas, que la destination de l’immeuble est respectée et que les droits des autres copropriétaires ne sont pas atteints. Elle reconnaît cependant qu’une clause du règlement peut restreindre cette faculté dans certaines circonstances.

Deuxième étape : faire établir un projet par un géomètre-expert

Le géomètre-expert pourra établir :

• le plan du lot avant division ;

• le plan des deux futurs lots ;

• leur désignation précise ;

• leurs superficies ;

• la répartition des quotes-parts de parties communes ;

• la répartition des différentes catégories de charges.

Le total des quotes-parts attribuées aux deux nouveaux lots a normalement vocation à reprendre les quotes-parts attachées au lot initial.

Supposons que le lot d’origine possède 120/1 000èmes des parties communes. Les deux nouveaux lots pourront, par exemple, recevoir 75/1 000èmes et 45/1 000èmes.

Mais la répartition ne doit pas nécessairement reproduire exactement le rapport entre les surfaces.

La loi prévoit que les quotes-parts de parties communes sont déterminées d’après la valeur relative des parties privatives, appréciée notamment selon leur consistance, leur superficie et leur situation, sans tenir compte de leur utilisation.

La présence d’une grande vitrine, d’un meilleur emplacement, d’une réserve, d’une hauteur sous plafond différente ou d’un accès plus favorable peut donc influer sur le calcul.

De même, certaines charges spéciales sont réparties en fonction de l’utilité que les services collectifs ou équipements communs présentent objectivement pour chaque lot.

La clé utilisée entre les deux locataires ne sera donc pas nécessairement identique à la future répartition des tantièmes entre les deux lots.

Troisième étape : faire approuver la répartition des charges

En cas de vente séparée d’une ou plusieurs fractions d’un lot, la répartition des charges entre ces fractions doit, lorsqu’elle n’est pas déjà fixée par le règlement de copropriété, être approuvée par l’assemblée générale à la majorité de l’article 24.

Il s’agit de la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance.

Le projet de modification de l’état descriptif de division et de l’état de répartition des charges doit être communiqué avec la convocation lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur ces documents.

Il est recommandé de prévoir des résolutions distinctes concernant :

1. la subdivision du lot d’origine ;

2. la création et la désignation des deux nouveaux lots ;

3. la répartition des quotes-parts de parties communes ;

4. la répartition des différentes catégories de charges ;

5. l’autorisation donnée au syndic d’intervenir à l’acte modificatif ;

6. la prise en charge des frais par le copropriétaire demandeur.

Quatrième étape : vérifier si les travaux nécessitent une autorisation

La division intérieure peut avoir entraîné des travaux touchant :

• un mur porteur ;

• une canalisation commune ;

• une gaine technique ;

• une porte donnant sur une partie commune ;

• la devanture ou la façade ;

• un conduit d’extraction ;

• l’aspect extérieur de l’immeuble.

Les travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur doivent être préalablement autorisés par l’assemblée générale à la majorité de l’article 25.

La modification de l’état descriptif de division ne régularise donc pas, à elle seule, d’éventuels travaux exécutés sans autorisation.

Selon la nature des activités et des aménagements, des formalités d’urbanisme ou des règles relatives aux établissements recevant du public peuvent également devoir être vérifiées.

Cinquième étape : établir et publier l’acte modificatif

Le notaire établira l’acte modificatif permettant notamment :

• de supprimer le lot initial ;

• de créer les deux nouveaux lots ;

• d’attribuer les nouveaux numéros ;

• de reprendre les plans et descriptions établis par le géomètre ;

• de constater les nouvelles quotes-parts de parties communes ;

• de publier l’opération au service de la publicité foncière.

L’acte modificatif peut être établi par les seuls propriétaires des fractions concernées, sous réserve du respect des décisions relevant de l’assemblée générale et des règles du règlement de copropriété.

Ce n’est qu’après cette régularisation qu’une vente séparée pourra être organisée dans de bonnes conditions.

Faut-il attendre le projet de vente pour régulariser ?

Pas nécessairement.

Lorsque la revente séparée est sérieusement envisagée, il peut être utile d’anticiper la division juridique. Cela permet de vérifier suffisamment tôt :

• la conformité des accès ;

• l’indépendance des réseaux et compteurs ;

• les contraintes du règlement de copropriété ;

• la méthode de calcul des tantièmes ;

• la nécessité d’un vote en assemblée générale ;

• les éventuelles autorisations administratives.

Une division préparée dans l’urgence, au moment où un acquéreur se présente, risque de retarder ou de compromettre la vente.

En revanche, si le propriétaire souhaite conserver durablement les deux commerces et les vendre ensemble, il peut être plus simple de maintenir le lot unique, tout en sécurisant soigneusement la répartition contractuelle entre les locataires.

Les 7 principaux points à retenir

1. Deux locaux loués ne signifient pas nécessairement deux lots de copropriété.
Une séparation intérieure peut laisser subsister un seul lot juridique.

2. Le propriétaire reste l’interlocuteur du syndic.
Il reçoit les appels de charges correspondant au lot initial et organise ensuite leur récupération auprès des locataires.

3. La répartition entre locataires doit être prévue dans les baux.
Le bail doit préciser les charges, impôts et taxes récupérables ainsi que leur mode de répartition.

4. La surface exploitée constitue la clé de départ.
Une pondération est possible lorsqu’elle est objective, justifiée et portée à la connaissance des locataires.

5. La taxe foncière peut être récupérée si le bail le prévoit.
Chaque locataire ne doit supporter que la part correspondant à son local et aux espaces communs nécessaires à son exploitation.

6. Toutes les charges du syndic ne sont pas récupérables.
Les grosses réparations, certains travaux de vétusté et les dépenses concernant d’autres locaux restent notamment à la charge du bailleur.

7. Une vente séparée exige une véritable subdivision juridique.
Elle suppose un acte modificatif, de nouveaux numéros de lots, une répartition des tantièmes, l’intervention de l’assemblée générale lorsque cela est nécessaire et une publication au service de la publicité foncière.

Références juridiques pour aller plus loin

• Code de commerce, article L. 145-40-2 : inventaire des charges, répartition entre locataires et prise en compte de la surface exploitée.

• Code de commerce, article R. 145-35 : dépenses non imputables, taxe foncière, locaux vacants et pondération conventionnelle.

• Code de commerce, article R. 145-36 : régularisation annuelle et communication des justificatifs.

• Loi du 10 juillet 1965, article 5 : détermination des quotes-parts selon la consistance, la superficie et la situation des lots.

• Loi du 10 juillet 1965, article 9 : libre jouissance des parties privatives sous réserve de la destination de l’immeuble et des droits des autres copropriétaires.

• Loi du 10 juillet 1965, article 11 : approbation de la répartition des charges entre les fractions destinées à être vendues séparément.

• Loi du 10 juillet 1965, articles 24 et 25 : majorités applicables et autorisation des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur.

• Décret du 17 mars 1967, article 11 : documents à joindre à la convocation lorsque l’assemblée doit modifier l’état descriptif ou la répartition des charges.

• Décret du 14 octobre 1955, articles 71-1 à 71-10 : identification des lots, numérotation, acte modificatif et publicité foncière.

Cet article présente les règles générales applicables. La solution doit être adaptée au règlement de copropriété, aux travaux effectivement réalisés et aux stipulations de chacun des baux commerciaux.

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